Condizioni di utilizzo per il portale datori di lavoro della Cassa pensioni della Confederazione PUBLICA

1. Campo di applicazione

Le presenti Condizioni di utilizzo disciplinano l’impiego e l’amministrazione del portale datori di lavoro gestito da PUBLICA. Le Condizioni trovano applicazione per tutte le persone registrate che utilizzano i servizi del portale menzionato.

2. Aspetti generali

• L’utilizzo del suddetto portale è gratuito per gli utenti.
• L’ubicazione dei server sui quali è gestito il portale e dove avviene l’archiviazione dei dati si trova in Svizzera.
• In caso di divergenze interpretative del presente documento fa stato il testo in lingua tedesca.

3. Obblighi e responsabilità di PUBLICA

Il portale è sicuro?

• Il portale soddisfa i requisiti di sicurezza secondo gli standard tecnici attuali.
• La comunicazione avviene mediante una connessione Internet criptata e un’autenticazione utente a due fattori.

E la sicurezza dei dati è garantita?

• PUBLICA adotta tutte le opportune misure tecniche e organizzative atte a proteggere i dati messi a disposizione nel portale da accessi non autorizzati o da altri trattamenti dei dati non consentiti ai sensi di legge.
• Salvo ove diversamente stabilito, PUBLICA tratta con la massima riservatezza le informazioni di dominio non pubblico accessibili nell’ambito del portale. Per quanto riguarda la protezione dei dati trovano applicazione le disposizioni in materia di protezione dei dati della Legge federale sulla previdenza professionale per la vecchiaia, i superstiti e l'invalidità (LPP, RS 831.40) e della Legge federale sulla protezione dei dati (LPD, RS 235.1).

Con quali browser e sistemi operativi funziona il portale?

PUBLICA testa le prestazioni con i browser e i sistemi operativi più diffusi nella rispettiva versione più aggiornata, ma non può fornire alcuna garanzia circa il corretto funzionamento degli stessi.

Il portale è disponibile 24 ore su 24?

• PUBLICA si prodiga al fine di mettere il predetto portale a disposizione degli utenti in modo che siano sempre operativi, ma non può fornire alcuna garanzia a riguardo. Gli utenti vengono informati al momento del login in merito a imminenti lavori di manutenzione o previste interruzioni di sistema.
• Interruzioni e problemi, soprattutto laddove rientrino nel proprio ambito di responsabilità, vengono risolti da PUBLICA il più presto possibile. PUBLICA stabilisce la tempistica di riparazione senza consultare preventivamente gli utenti. A seconda della durata dell’interruzione e della complessità del problema, PUBLICA informa gli utenti a riguardo sul sito publica.ch.
• Il servizio di supporto da parte di PUBLICA è a disposizione durante gli orari di ufficio.

Quali dati vengono conservati per quanto tempo?

• L’obbligo di conservazione dei dati presenti nel portale è retto dalle basi legali determinanti per i rispettivi dati, segnatamente
  • le prescrizioni in materia di diritto federale sull’elaborazione dei dati personali derivanti dall’utilizzo dell’infrastruttura elettronica (Legge sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione LOGA, art. 57i - 57q [RS 172.010] e ordinanza sui metadati [RS 172.010.442]));
  • la Legge federale sulla previdenza professionale per la vecchiaia, i superstiti e l’invalidità (LPP, RS 831.40) e l’Ordinanza sulla previdenza professionale per la vecchiaia, i superstiti e l’invalidità (OPP 2, RS 831.441.1, art. 27j). PUBLICA non è tenuta a conservare i contenuti non interessati dalle suddette disposizioni.
• Indipendentemente dall’obbligo legale di conservazione, PUBLICA stabilisce quanto tempo i documenti sono disponibili sul portale.

Per quali aspetti PUBLICA non può assumersi alcuna responsabilità?

• Per i rischi relativi all’autorizzazione rilasciata dall’UFIT al momento della registrazione o dell’autenticazione/login (CH-login, FED-login).
• Per i danni:
  • derivanti da un utilizzo illecito da parte degli utenti o di terzi, ivi compresa la violazione delle presenti Condizioni di utilizzo;
  • dovuti a un utilizzo inadeguato o contrario alle prescrizioni del portale, in particolare ascrivibili alla violazione degli obblighi di diligenza da parte degli utenti o di terzi;
  • subiti dagli utenti a seguito di errori di trasmissione, carenze tecniche, sovraccarico, interruzioni, guasti o dati errati;
  • dovuti a errori di trasmissione, carenze tecniche, sovraccarico, interruzioni (compresi lavori di manutenzione concernenti il sistema), guasti e interventi illeciti o blocchi intenzionali degli impianti di telecomunicazione e delle reti, ovvero a causa di altri difetti da parte dei gestori di impianti di telecomunicazione o di reti;
  • dovuti a blocchi degli accessi o dei portali ai sensi del punto 7.
• Nonostante una protezione appropriata e una reattività tempestiva agli elementi pertinenti nonché malgrado la verifica e l’adozione di misure a cadenza regolare, PUBLICA non può
  • escludere che il portale e di conseguenza le applicazioni web correlate possano essere utilizzati per scopi illeciti;
  • fornire qualsivoglia garanzia che il portale sia al sicuro da attacchi informatici (ad es. hacker, virus ecc.);
  • garantire che i dati non vengano intercettati o divengano di pubblico dominio durante la trasmissione a terzi e che di conseguenza la protezione del segreto sia assicurata;
  • assicurare che le e-mail che recano il suo indirizzo quale mittente siano state effettivamente inviate da PUBLICA stessa oppure che le e-mail inviate da PUBLICA arrivino inalterate, in maniera puntuale e al corretto destinatario. Lo stesso principio vale per i contenuti o per il funzionamento di siti esterni accessibili mediante un collegamento ipertestuale.
• PUBLICA non risponde della correttezza dei dati immessi dagli utenti. Di ciò sono responsabili gli utenti. Gli utenti devono rispettare gli obblighi di comunicazione secondo lo SLA prestazioni vigente. Su richiesta gli utenti devono integralmente tenere indenne PUBLICA da tutti i diritti di terzi dovuti a false informazioni da parte degli utenti.

Quanto è chiamata a rispondere PUBLICA?

Qualora vengano avanzate pretese, a prescindere dal titolo giuridico delle stesse PUBLICA risponde solo dei danni causati intenzionalmente o per negligenza grave dai collaboratori che hanno agito in nome di PUBLICA stessa.

Nella misura consentita dalla legge, PUBLICA declina qualsivoglia responsabilità per il personale ausiliario e gli incaricati. Sempre nella misura consentita dalla legge, è esclusa anche la responsabilità per danni indiretti e conseguenti.

4. Obblighi e responsabilità degli utenti

Cosa devono osservare gli utenti?

• Gli utenti si impegnano, al momento della registrazione così come durante l’utilizzo dei portali, a fornire dati completi e veritieri.
• Tutti i dati devono essere corretti e mantenuti aggiornati.
  Pertanto, i cambiamenti relativi all’autorizzazione di accesso, quali
  • uscita da PUBLICA,
  • cambio di cassa di previdenza,
  • cambio delle persone autorizzate all’acceso,
• devono essere comunicati a PUBLICA tempestivamente.
  La procedura da seguire a tale riguardo è riportata sul sito (publica.ch).
• Gli utenti possono utilizzare il portale solo in modo conforme alla destinazione d’uso.
• In particolare, gli utenti devono:
  • tutelare i diritti di terzi;
  • verificare la correttezza dei propri dati prima del rispettivo inoltro;
  • proteggere la propria infrastruttura IT e i terminali usati per l’utilizzo dei portali da accessi non autorizzati e da eventuali abusi da parte di terzi;
  • mantenere segreti i mezzi di legittimazione, conservarli in modo sicuro e proteggerli contro l’impiego abusivo da parte di terzi.
• Qualora sussistano dubbi circa la reale provenienza di un’e-mail da parte di PUBLICA, è opportuno aprire tale messaggio di posta elettronica ovvero dare seguito alle indicazioni in esso contenute solo dopo avere chiarito con PUBLICA che essa ne sia il mittente effettivo.
• Se gli utenti riscontrano un’anomalia (ad es. un accesso non autorizzato da parte di terzi), sono tenuti a informarne PUBLICA senza indugio. Se a seguito di un errore gli utenti ricevono accesso a informazioni confidenziali e protette dalla legge, va evitato qualsiasi tipo di diffusione, riproduzione o ulteriore utilizzo.

A cosa devono provvedere gli utenti?

• Gli utenti sono responsabili per
  • l’accesso tecnico al portale (hardware, software, browser, provider Internet).
    La trasmissione dell’accesso tecnico, in particolare l’utilizzo di Internet, non è oggetto delle presenti Condizioni di utilizzo;
  • ogni utilizzo degli accessi nella propria sfera d’influenza, nonché il contenuto delle informazioni trasmesse.

Buono a sapersi – in merito alla sicurezza dei dati e alla protezione dei dati

• Agli utenti si comunica espressamente che
  • il nome utente, la password e i mezzi di legittimazione al portale devono essere tenuti segreti, conservati in modo sicuro, protetti contro l’impiego abusivo da parte di terzi e non devono essere condivisi;
  • le informazioni scaricate e lette sul portale vengono salvate dal browser in una memoria temporanea (= cache) del computer utilizzato.
• Qualora la cache non venga debitamente svuotata, i dati salvati in questo modo possono essere letti da tutte le persone che utilizzano lo stesso computer.
• Le cancellazione della cache dipende dal browser ed è illustrata nella documentazione del browser specifico.
• Misure precauzionali insufficienti sul terminale o sui terminali degli utenti possono consentire o facilitare un accesso non autorizzato ai dati sia degli utenti stessi, sia di PUBLICA.

5. Autenticazione e dati di accesso

Come ottengo l’accesso al portale? Premessa:

• L’autenticazione per il portale viene effettuata su incarico di PUBLICA da parte dell’Ufficio federale dell’informatica e della telecomunicazione (UFIT). Questo funge da Identity Provider (IdP) e gestisce i mezzi di legittimazione.
• PUBLICA si riserva il diritto di cambiare IdP o di assumere direttamente la funzione dell’IdP senza consultazione preventiva degli utenti.
• Gli utenti necessitano di un’identità di accesso rilasciata dall’IdP.

6. Accesso e attivazione dell’accesso

Come ottengo l’accesso al portale?

• Hanno accesso al portale le persone autorizzate a utilizzare il portale.
• L’attivazione dell’accesso avviene tramite procedura di invito. I dati di attivazione vengono trasmessi nella lettera di invito.
• L’autorizzazione di accesso è personale e non trasferibile. Le condizioni specifiche per i singoli portali (dal punto 11) possono prevedere che il diritto di accesso venga conferito a ulteriori persone.

7. Esclusione dall’accesso

Chi può disporre un blocco?

L’amministratore di un’azienda / società può disattivare autonomamente gli utenti della propria azienda / società direttamente nel portale.

Blocco su richiesta degli utenti

• Se gli utenti dispongono di elementi atti a dimostrare che persone non autorizzate abbiano ottenuto o possano ottenere accesso al portale, sono tenuti a informare senza indugio PUBLICA in merito a questa circostanza. Fino al momento in cui il blocco richiesto a PUBLICA dagli utenti può essere eseguito, gli utenti stessi si assumono la completa responsabilità per eventuali danni derivanti dall’accesso non autorizzato al portale.
• Punto di contatto per la richiesta di un blocco
  I dati di contatto per un blocco da parte di PUBLICA sono indicati nel portale oppure in alternativa sul sito web publica.ch.

Blocco da parte di PUBLICA

• Se PUBLICA o il gestore del sistema da lei incaricato constatano rischi di sicurezza o altre irregolarità per quanto riguarda l’utilizzo del portale, PUBLICA ha il diritto di bloccare in qualsiasi momento, interamente o parzialmente, singoli accessi al portale in maniera temporanea e senza preavviso.
• In particolare, un blocco può essere effettuato quando:
  • gli utenti non rispettano le Condizioni di utilizzo,
  • la legittimazione dell’accesso è utilizzata o diffusa in modo abusivo, oppure
  • viene riscontrato un pericolo dovuto a un software dannoso.

8. Consenso alle Condizioni di utilizzo e alle rispettive modifiche

Dove trovo le Condizioni di utilizzo?

Le Condizioni di utilizzo giuridicamente vincolanti possono essere consultate sul portale o sul sito publica.ch.

Devo accettare le Condizioni di utilizzo?

• Gli utenti che intendono utilizzare il portale devono dare il loro consenso scritto alle presenti Condizioni di utilizzo, dando conferma con l’apposita casella di controllo.
• Senza tale consenso l’accesso al portale non sarà consentito.

Cosa succede in caso di modifiche delle Condizioni di utilizzo?

PUBLICA si riserva il diritto di modificare, ove opportuno, le Condizioni di utilizzo. Le modifiche vengono comunicate online agli utenti in occasione del login successivo.

Devo accettare anche le Condizioni di utilizzo modificate?

• Anche la modifica delle Condizioni di utilizzo deve essere accettata confermando con l’apposita casella di controllo.
• Il mancato consenso comporta automaticamente la cancellazione immediata dell’autorizzazione di accesso al portale.
• La notifica di modifica informa in merito.

9. Registrazione dei dati

PUBLICA si limita alla registrazione dei dati necessari al fine di mettere a disposizione degli utenti un portale perfettamente operativo come pure contenuti e prestazioni di facile utilizzo.

• Logfile
  In occasione dell’accesso ai siti web e al portale di PUBLICA vengono salvati i seguenti dati in appositi logfile: indirizzo IP, data, ora, richiesta browser e informazioni trasmesse al dispositivo utilizzato, incl. sistema operativo e browser. Questi dati vengono valutati con strumenti di analisi web. In tal modo PUBLICA mira al costante miglioramento della comunicazione nonché del monitoraggio dell’azienda.
• Analisi web
  Per l’analisi web riferita a dati non personali PUBLICA si avvale della soluzione software Matomo. La gestione di Matomo avviene da parte della Ops One AG a Zurigo. Vengono impiegati server gestiti dalla ditta Metanet AG in Svizzera. Il tracking attraverso JavaScript e Pixel, solo all’interno del dominio publica.ch, è integralmente sotto controllo di PUBLICA. Tutti i dati restano in Svizzera. I dati acquisiti vengono impiegati esclusivamente per l’analisi web, non sono trasmessi per altri scopi e non vengono neppure collegati ad altri record di dati.
• Cookie
  I cookie sono piccoli file di testo che vengono archiviati sul computer degli utenti. PUBLICA si avvale di cookie sul suo portale al fine di consentirne l’utilizzo (cookie di sessione) o di migliorarlo (analisi web). I cookie di sessione vengono poi cancellati al termine della seduta browser. Altri cookie restano registrati sul dispositivo e consentono il riconoscimento dell’utente alla consultazione successiva (i cosiddetti cookie duraturi).
  Se viene impedito il salvataggio di cookie di sessione nel browser dell’utente, l’utilizzo del portale non risulta possibile.

10. Foro competente

Il foro giuridico competente è Berna.

11. Portale datori di lavoro

Contenuto del portale datori di lavoro

• PUBLICA consente ai datori di lavoro affiliati di accedere alle informazioni e/o prestazioni di seguito indicate attraverso il portale datori di lavoro:
  • mutazioni/registrazione di operazioni specifiche
  • download di documenti/documentazione messi a disposizione
  • inoltro di documenti/documentazione per operazioni specifiche
  • accesso a informazioni generali
• PUBLICA può ampliare in qualsiasi momento le prestazioni per lo scambio dei dati.
• PUBLICA si riserva il diritto di interrompere i processi del portale datori di lavoro o di modificarne la struttura, il contenuto o le funzionalità in qualsiasi momento e senza consultare preventivamente i datori di lavoro affiliati.

Ulteriori autorizzazioni di accesso per servizi e incaricati

• I datori di lavoro affiliati
  • possono trasferire la gestione degli assicurati a servizi interni (servizi) o conferire a terzi (incaricati) la gestione di tale incarico;
  • devono comunicare a PUBLICA tempestivamente ogni cambiamento concernente l’autorizzazione di accesso (ad es. entrate, uscite, cambiamenti interni) dei collaboratori con autorizzazione di accesso ai servizi o degli incaricati. Le modalità della relativa procedura sono riportate sul sito (publica.ch).
  • sono responsabili nei confronti di PUBLICA per ogni utilizzo degli accessi e per il contenuto delle informazioni

che inoltrano o di cui dispongono l’elaborazione.

Responsabilità dei datori di lavoro affiliati, dei servizi e degli incaricati

• I datori di lavoro affiliati sono responsabili affinché i servizi e gli incaricati rispettino le presenti Condizioni di utilizzo.
• PUBLICA considera gli utenti che accedono al portale datori di lavoro con un mezzo di legittimazione valido come autorizzati all’utilizzo da parte dei datori di lavoro affiliati. Le transazioni di tali utenti e i dati trasmessi in questo contesto hanno per PUBLICA la valenza di attività autorizzate dai datori di lavoro, corrette e giuridicamente vincolanti.

Registrazione, autenticazione, identificazione dell’accesso per servizi e incaricati

Tutte le persone dotate di autorizzazione di accesso che sono state comunicate a PUBLICA dai datori di lavoro affiliati ottengono informazioni di accesso personalizzate e non trasferibili.

Presa di conoscenza delle Condizioni di utilizzo da parte di servizi e incaricati

• I collaboratori dei servizi e gli incaricati sono tenuti a ottemperare alle Condizioni di utilizzo.
• I collaboratori dei servizi e gli incaricati che utilizzano il portale datori di lavoro devono prendere conoscenza delle presenti Condizioni di utilizzo e confermare esplicitamente tale presa di conoscenza nei confronti di PUBLICA.
• Lo stesso principio trova applicazione per le modifiche delle Condizioni di utilizzo. Il mancato consenso comporta automaticamente la cancellazione immediata dell’autorizzazione di accesso al portale.

Protezione dei dati

PUBLICA tratta i dati personali comunicati dai datori di lavoro esclusivamente in relazione all’attuazione della previdenza professionale secondo il contratto di affiliazione.