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Conditions d’utilisation des portails en ligne de la Caisse fédérale de pensions PUBLICA

I.      DISPOSITIONS GÉNÉRALES
 

1. Champ d’application

Les présentes conditions d’utilisation régissent l’utilisation et l’administration des portails exploités par PUBLICA

• portail pour les personnes assurées myPublica
• portail pour les bénéficiaires de rente myPublica
• portail pour les employeurs
• portail pour les comités

Ces conditions s’appliquent à l’ensemble des utilisatrices et utilisateurs enregistrés (ci-après uniformément utilisateurs) qui ont recours aux services des portails cités.

2. Généralités

• Les chiffres 2 à 10 présentent les conditions valables pour tous les portails cités.
• Les chiffres 11 à 14 contiennent les conditions spécifiques à chaque portail.
• D’autres dispositions concernant la protection des données figurent dans la déclaration relative à la protection des données sur le site web publica.ch.
• L’utilisation des portails cités est gratuite pour les utilisateurs.
• L’exploitation des portails et la sauvegarde des données sont réalisées sur des serveurs situés en Suisse.
• En cas de litige, la version allemande du présent document fait foi.

3. Obligations et responsabilité de PUBLICA

Quel est le niveau de sécurité des portails?

• Les portails remplissent les exigences de sécurité répondant à l’état actuel de la technique.
• La communication est établie au moyen d'une connexion internet cryptée. L’accès se fait par le biais d’une authentification à deux facteurs moderne et sans mot de passe – par exemple avec des caractéristiques biométriques (Face ID, empreinte digitale) ou une clé de sécurité physique (FIDO).

Qu’en est-il de la protection des données?

• PUBLICA prend toutes les mesures appropriées sur le plan organisationnel et technique pour protéger les données mises à disposition sur les portails de tout accès non autorisé ou de toute autre forme de traitement contraire à la loi.
• PUBLICA remplit les tâches qui lui sont assignées par la loi relative à PUBLICA et traite les données personnelles dans le but d’assurer la prévoyance professionnelle. Sauf disposition contraire, PUBLICA traite de manière confidentielle les informations non connues du grand public auxquelles elle a accès dans le cadre des portails. Pour ce qui est de la protection des données, les dispositions en la matière de la loi fédérale sur la prévoyance professionnelle vieillesse, survivants et invalidité (LPP, RS 831.40) et de la loi fédérale sur la protection des données (LPD, RS 235.1), ainsi que des ordonnances correspondantes s’appliquent.
• D’autres dispositions relatives à la protection des données (délai de conservation et catégories de données) sont mentionnées sous chiffre 9.

Avec quels navigateurs et systèmes d’exploitation les portails fonctionnent-ils?

PUBLICA teste les prestations avec la dernière version des navigateurs et systèmes d’exploitation les plus courants. PUBLICA ne peut pas garantir que les portails fonctionnent avec tous les navigateurs et systèmes d’exploitation.

Les portails sont-ils disponibles 24h sur 24?

• PUBLICA met tout en œuvre pour que les portails cités mis à la disposition des utilisateurs soient toujours opérationnels, sans toutefois pouvoir offrir de garantie à ce sujet. Les utilisateurs sont informés des travaux de maintenance prévus ou des interruptions planifiées du système.
• PUBLICA règle aussi rapidement que possible toutes les interruptions et tous les problèmes, notamment s’ils relèvent de son domaine de responsabilités. PUBLICA fixe le moment du retour à la normale après la résolution de l’erreur sans concerter les utilisateurs. Selon la durée de l’interruption ou la complexité du problème rencontré, PUBLICA informe les utilisateurs sur son site web publica.ch.

Dans quels cas PUBLICA ne peut-elle pas engager sa responsabilité?

• En cas de risques en lien avec la procédure d’autorisation de l’Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication (OFIT) pour l’enregistrement ou la connexion.
• En cas de dommages
  • découlant d’une utilisation abusive, dont la violation des présentes conditions d’utilisation par les utilisateurs ou par des tiers;
  • résultant d’une utilisation inappropriée ou non conforme aux règles des portails, notamment d’un manquement aux obligations de diligence par les utilisateurs ou par des tiers;
  • causés aux utilisateurs en raison d’erreurs de transmission, de défaillances techniques, d’interruptions, de pannes ou de données erronées;
  • engendrés par des erreurs de transmission, des défaillances techniques, un phénomène de saturation, des interruptions (y compris les travaux de maintenance imposés par le système), des pannes et des interventions illégales ou par la coupure délibérée des installations de télécommunication et des réseaux ou encore du fait d’autres défaillances de la part de l’exploitant des installations de télécommunication et du réseau;
  • imputables au blocage des accès ou des portails selon le chiffre 7.
• Malgré une protection adéquate, une réaction rapide aux indications correspondantes ainsi que des contrôles réguliers et la prise de mesures, PUBLICA ne peut
  • pas exclure que les portails et les applications web qui leur sont liées fassent l’objet d’une utilisation abusive;
  • pas garantir que les portails soient sécurisés face aux attaques (p. ex. hackers, virus, etc.);
  • pas garantir que, lors de leur transmission, les données ne puissent être interceptées ou publiées par des tiers et que la confidentialité soit assurée à cet égard;
  • pas garantir que les e-mails provenant de l'adresse électronique de PUBLICA aient bien été envoyés par PUBLICA, ni que les e-mails envoyés par PUBLICA parviennent au bon destinataire, à temps et sans avoir été falsifiés. Cela vaut également pour les contenus ou les fonctionnalités de sites web tiers qui sont accessibles par un hyperlien.

Quand PUBLICA engage-t-elle sa responsabilité?

En cas de prétentions, et quel qu’en soit le fondement juridique, PUBLICA ne répond que des dommages qui ont été causés intentionnellement ou par négligence grave par des collaboratrices ou collaborateurs agissant au nom de PUBLICA. 
PUBLICA exclut toute responsabilité pour les auxiliaires et les personnes qu’elle mandate, dans la mesure autorisée par la loi. Elle exclut également toute responsabilité pour les dommages indirects et consécutifs, dans la mesure autorisée par la loi.

4. Obligations et responsabilité des utilisateurs

À quoi les utilisateurs doivent-ils faire attention?

• Les utilisateurs doivent saisir des données complètes et conformes à la vérité, aussi bien lors de la procédure d’enregistrement que lors de l’utilisation du portail.
• Toutes les données doivent toujours être correctes et à jour.

• C’est pourquoi toutes modifications relatives à l’autorisation d’accès telles que

  • la sortie de PUBLICA;
  • la sortie d’un comité;
  • le changement de caisse de prévoyance;
  • le changement des personnes titulaires d’autorisations d’accès

  doivent être communiquées à PUBLICA rapidement, en la forme écrite avec apposition des signatures juridiquement valables. Les conditions spécifiques aux portails demeurent réservées.
  La procédure à suivre se trouve sur le site web (publica.ch).

• Les utilisateurs ne doivent utiliser le portail que conformément aux conditions d’utilisation.
• Les utilisateurs doivent
  • préserver les droits des tiers;
  • vérifier l’exactitude des données saisies avant de les transmettre;
  • protéger leur infrastructure informatique et les terminaux employés pour l’utilisation du portail d’un accès non autorisé ou d’une utilisation abusive par des tiers;
  • tenir secrets et gérer de manière sûre leurs moyens de légitimation et les protéger de toute utilisation abusive par des tiers.
• En cas de doute sur le fait qu’un e-mail ait effectivement été envoyé par PUBLICA, il convient de n’ouvrir ce dernier ou de suivre les instructions qu’il contient qu’après avoir pris contact avec PUBLICA et vérifié qu’elle en était bien l’expéditrice.
• Si les utilisateurs identifient une erreur (p. ex. un accès non autorisé de tiers) lors de l’utilisation du portail, ils doivent la signaler sans délai à PUBLICA. Si, en raison d’une erreur, des utilisateurs ont accès à des informations confidentielles et protégées par la loi, toute forme de diffusion, de reproduction ou d’utilisation est interdite.

À quoi les utilisateurs doivent-ils veiller?

• Les utilisateurs sont responsables
  • de l’accès technique aux portails (matériel et logiciel, navigateur, fournisseur internet).
    La fourniture de l’accès technique, notamment l’utilisation d’internet, ne fait pas l’objet des présentes conditions d’utilisation;
  • de toute utilisation des accès dans leur domaine d’influence et du contenu des informations transmises.
• Les utilisateurs sont expressément rendus attentifs au fait
  • que le nom d’utilisateur, le mot de passe et les moyens de légitimation relatifs au portail doivent être tenus secrets et gardés en lieu sûr, qu’il est interdit de les transmettre et qu’il faut les protéger contre toute utilisation abusive par des tiers;
  • que les informations qui sont téléchargées ou consultées depuis les portails sont stockées par le navigateur dans une mémoire temporaire (= cache) de l’ordinateur utilisé.
• Les données conservées en mémoire peuvent être lues par toute personne se servant de cet ordinateur tant que le cache n’a pas été vidé.
• La manière de vider le cache dépend du navigateur utilisé et est expliquée dans la documentation spécifique au navigateur concerné.
• Des mesures de sécurité insuffisantes peuvent permettre ou faciliter, sur le ou les terminaux des utilisateurs, l'accès non autorisé aux données des utilisateurs et de PUBLICA.

5. Authentification et données d’accès

Comment les utilisateurs obtiennent-ils l’accès à un ou plusieurs portails?

Condition:

• L'authentification pour les portails s’effectue via le CH-LOGIN (probablement jusqu’à fin 2025) ou AGOV (service d’authentification des autorités suisses). AGOV remplace la procédure de connexion CH-LOGIN de l’administration fédérale et est exploité par l’Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication (OFIT) en tant qu’Idendity Provider (IdP) et géré par le secteur Transformation numérique et gouvernance de l’informatique de la Chancellerie fédérale (ChF TNI). Les dispositions relatives à la protection des données se trouvent sur le site web agov.admin.ch. Concernant le portail pour les employeurs, l’authentification peut également se faire via FED-LOGIN.
• PUBLICA se réserve le droit de changer d’IdP ou d'assumer elle-même la fonction d’IdP, sans concerter les utilisateurs.
• Les utilisateurs ont besoin d’une identité d’accès établie par l’IdP.

6. Accès et activation de l’accès

Comment les utilisateurs peuvent-ils obtenir l’accès à un ou plusieurs portails?

Accès:

• L’accès aux portails est donné aux personnes qui sont autorisées à utiliser un ou plusieurs portails.
• L'activation de l'accès repose sur un processus d’invitation. Les données d’activation sont communiquées dans la lettre d’invitation.
• L’autorisation d’accès est personnelle et non cessible. Les conditions spécifiques aux portails (à partir du chiffre 11) peuvent prévoir qu’un droit d’accès soit octroyé à d’autres personnes.

7. Exclusion de l’utilisation

Qui peut demander un blocage?
Blocage sur demande des utilisateurs

• Si des indications laissent à penser aux utilisateurs que des personnes non autorisées ont pu ou pourraient avoir accès au portail, ils doivent le signaler sans délai à PUBLICA. Jusqu’à ce que le blocage demandé à PUBLICA par les utilisateurs soit effectif, les utilisateurs assument l’entière responsabilité des éventuels dommages résultant de l’accès non autorisé au portail.
• Point de contact pour demander un blocage 
  Les coordonnées du point de contact pour demander un blocage par PUBLICA figurent sur le portail ou sur le site web publica.ch.

Blocage par PUBLICA

• Si PUBLICA ou les exploitants du système qu’elle a mandatés constatent des risques pour la sécurité ou d’autres irrégularités lors de l’utilisation d’un ou de plusieurs portails, PUBLICA peut à tout moment bloquer provisoirement, en tout ou en partie, certains accès, un portail en particulier voire tous les portails, sans avis préalable.
• Un blocage peut notamment intervenir si:
  • des utilisateurs ne respectent pas les conditions d’utilisation;
  • la légitimation pour l’accès fait l’objet d’une utilisation abusive ou est diffusée; ou
  • si une menace liée à un logiciel malveillant est constatée.

8. Consentement aux conditions d’utilisation et à leurs modifications 

Où les utilisateurs peuvent-ils trouver les conditions d’utilisation?

Les conditions d’utilisation juridiquement contraignantes peuvent être consultées sur publica.ch.

Doit-on accepter les conditions d’utilisation?

• Les utilisateurs qui souhaitent utiliser un portail doivent confirmer accepter les présentes conditions d’utilisation en cochant la case prévue à cet effet.
• À défaut de consentement, ils n’ont pas accès aux portails.
• La confirmation est également valable pour une éventuelle activation d’autres portails et leur utilisation. 

Que se passe-t-il en cas de modification des conditions d’utilisation?

PUBLICA se réserve le droit de modifier les conditions d’utilisation si nécessaire. Les utilisateurs sont informés en ligne des modifications lorsqu’ils se connectent la fois suivante.

Doit-on aussi accepter les conditions d’utilisation modifiées? 

• Il faut à nouveau accepter les conditions d’utilisation modifiées en cochant la case prévue à cet effet.
• L’absence de consentement entraîne automatiquement la révocation immédiate de l’autorisation d’accès à tous les portails.
• La notification relative aux modifications attire l'attention sur ce point.

9. Protection des données

Données relatives au comportement des utilisateurs

PUBLICA traite les données afin d'optimiser l’expérience utilisateur et le comportement des utilisateurs (tels que les termes de recherche, les accès, le comportement de navigation ou autres). Ces données sont utilisées pour rendre les solutions des portails plus conviviales et améliorer continuellement l’expérience web.

Lorsque les utilisateurs accèdent aux solutions du portail, PUBLICA collecte automatiquement certaines informations relatives à l’utilisation: 

• l’adresse IP anonymisée du terminal utilisé;
• les données d’identification du navigateur utilisé (p. ex. Edge, Firefox, etc.);
• le système d’exploitation de l’ordinateur utilisé (p. ex. Windows 10, Mac OSX, Android, etc.);
• le volume des données transmises (combien de données ont été téléchargées à partir du site web);
• le nom du fournisseur de l’accès internet (p. ex. Swisscom, UPC, Sunrise, etc.);
• la date et l’heure de la visite ainsi que
• les données techniques d’accès, telles que le nom et l’URL d’une page web PUBLICA renvoyant vers notre site, l’heure de consultation via un lien et, le cas échéant, le terme recherché si l’accès s'est fait via un moteur de recherche.

PUBLICA se limite à saisir les données qui sont nécessaires pour pouvoir offrir aux utilisateurs des portails opérationnels ainsi que des prestations et des contenus conviviaux. Les données collectées ne permettent pas à PUBLICA d’établir de lien avec la personne et sont conservées sous une forme agrégée pour une durée de deux ans.

• Fichiers journaux
  Lors de l’accès aux pages web et aux portails de PUBLICA, les données suivantes sont enregistrées dans des fichiers journaux: adresse IP, date, heure, requête au navigateur et informations transmises relatives à l’appareil utilisé, y compris système d’exploitation et navigateur. Ces données sont évaluées au moyen d’outils d’analyse. PUBLICA entend ainsi améliorer continuellement la communication et la surveillance de l'exploitation.
• Analyse web
  PUBLICA utilise la solution logicielle Matomo pour l’analyse web qui n’est pas en relation avec les personnes. L'exploitation de Matomo est assurée par la société Ops One AG à Zurich. Les serveurs dédiés utilisés sont ceux de la société Metanet AG, sise en Suisse. Le traçage au moyen de JavaScript et Pixel, uniquement au sein du domaine publica.ch, est entièrement sous le contrôle de PUBLICA. Toutes les données restent en Suisse. Les données collectées sont uniquement utilisées à des fins d’analyse web, elles ne sont pas transmises à d’autres fins et ne sont pas agrégées à d’autres bases de données.
• Cookies
  Les cookies sont des petits fichiers de texte qui sont archivés sur l’ordinateur des utilisateurs. PUBLICA utilise des cookies sur ses portails pour permettre l’utilisation de ceux-ci (cookies de session) et l’améliorer (analyse web). Les cookies de session sont effacés à la fermeture du navigateur. D’autres cookies demeurent sur l’appareil et permettent la reconnaissance des utilisateurs à leur visite suivante (cookies dits persistants). 
  Si le navigateur des utilisateurs empêche l’enregistrement des cookies de session, l’utilisation des portails n’est pas possible.

Données personnelles et délai de conservation

PUBLICA collecte les données personnelles suivantes qui sont mises à disposition par les utilisateurs eux-mêmes:

• nom, prénom
• adresse
• numéro AVS
• membres de la famille
• nationalité / lieu d’origine
• situation financière
• langues
• fortune / capital
• employeur
• taux d’occupation
• date de naissance
• possible invalidité

Les données enregistrées sur le portail sont conservées aussi longtemps que l’exigent les dispositions légales, notamment

• les dispositions du droit fédéral concernant le traitement des données personnelles liées à l’utilisation de l’infrastructure électronique (art. 57i à 57q de la loi sur l’organisation du gouvernement et de l’administration LOGA [RS 172.010] et ordonnance sur les données secondaires de communication [RS 172.010.442]);
• la loi fédérale sur la prévoyance professionnelle vieillesse, survivants et invalidité (LPP) et l’ordonnance sur la prévoyance professionnelle vieillesse, survivants et invalidité (OPP 2, RS 831.441.1, art. 27j). PUBLICA n’est pas tenue de conserver les contenus qui ne sont pas concernés par ces dernières. 

Indépendamment de son obligation légale de conservation, PUBLICA définit la durée pendant laquelle les documents sont disponibles sur le portail.

Formulaire de contact

Les solutions de portail de PUBLICA mettent à disposition un formulaire de contact qui peut être utilisé pour prendre contact par voie électronique. Si des données sont saisies dans le masque de saisie puis envoyées, elles sont transmises à PUBLICA avec des informations techniques telles que l’adresse IP et l’heure de l’envoi, puis sauvegardées.

Les données transmises par le biais du formulaire de contact sont cryptées. L’utilisation du formulaire est facultative. Les données sont transmises uniquement si le formulaire est utilisé. PUBLICA utilise les informations fournies pour traiter la demande et pour d'éventuelles questions complémentaires.

10. For

Le for est Berne.

II.       CONDITIONS SPÉCIFIQUES AUX DIFFÉRENTS PORTAILS

11. Portail pour les personnes assurées myPublica

Quelles informations sont disponibles sur le portail pour les personnes assurées myPublica?

• Le portail pour les personnes assurées myPublica permet de mettre à la disposition des personnes assurées chez PUBLICA des informations sur leurs rapports d’assurance.
• Une fois l’enregistrement effectué et pour toute la durée de sa validité, les informations à fournir chaque année aux personnes assurées en vertu de l’art. 86b LPP ne sont plus communiquées qu’en ligne. Ceci concerne:
  • le certificat de prévoyance;
  • les informations sur l’organisation et le financement 
    (chiffres clés de PUBLICA, de ma caisse de prévoyance, des placements);
  • les membres de la Commission de la caisse.

Le portail pour les personnes assurées myPublica contient-il d’autres offres?

• Par ailleurs, le portail propose d’autres prestations:
  • données du compte de prévoyance au jour près
    (état de l’avoir de vieillesse, prestation de sortie, potentiel de rachat existant);
  • possibilités de procéder à des simulations (rachat, versement anticipé dans le cadre du financement de la propriété du logement, divorce) avec présentation du montant du droit aux prestations (prestation de sortie, rentes de vieillesse, de survivants ou d’invalidité);
  • soumission d’offres de rachat et, après acceptation de l’offre, de la facture puis de la confirmation de réception du paiement.
• PUBLICA se réserve le droit de développer les offres du portail pour les personnes assurées myPublica en fonction des besoins des utilisateurs.

12. Portail pour les bénéficiaires de rente myPublica

Quelles informations sont disponibles sur le portail pour les bénéficiaires de rente myPublica?

• Sur le portail myPublica destiné aux bénéficiaires de rente, les personnes qui perçoivent une rente de vieillesse ou d’invalidité ont accès aux fonctions suivantes:
  • attestations à télécharger (download);
  • attestation de rente;
  • attestation fiscale;
• transmission en ligne à PUBLICA du certificat de vie exigé (upload);
• annonces en ligne concernant
  • coordonnées de paiement (compte sur lequel la rente est versée);
  • données de contact;
  • changements d’état civil.
• PUBLICA se réserve le droit d’étendre les offres du portail pour les bénéficiaires de rente en fonction des besoins des utilisateurs.

13. Portail pour les employeurs

Contenu du portail pour les employeurs

• PUBLICA confère l’accès des employeurs affiliés aux informations et prestations suivantes uniquement par le biais du portail pour les employeurs:
  • fichiers de cotisations par personne assurée;
  • détails de facturation (avec les différents postes des décomptes de cotisations).
• PUBLICA peut à tout moment étendre les prestations concernées par l’échange de données.
• PUBLICA se réserve le droit, à tout moment et sans concerter les employeurs affiliés, d’interrompre les processus du portail pour les employeurs ou d’en modifier la structure, le contenu ou les fonctionnalités.

Autorisations d’accès supplémentaires pour les services et les mandataires

• Les employeurs affiliés
  • peuvent déléguer l’administration des personnes assurées à des services internes (services) ou la confier à des tiers (mandataires);
  • doivent procéder rapidement, via l’auto-administration, à toute modification relative à l’autorisation d’accès (p. ex. entrées, sorties, changements internes) des collaboratrices et collaborateurs des services ou des mandataires titulaires des autorisations d’accès. Si nécessaire, une communication écrite doit être adressée à PUBLICA. La procédure à suivre figure sur le site web (publica.ch);
  • sont responsables vis-à-vis de PUBLICA de toute utilisation des accès et du contenu des informations qu’ils transmettent ou soumettent pour traitement.

Responsabilité des employeurs affiliés, des services et des mandataires

• Les employeurs affiliés assument la responsabilité du respect des présentes conditions d’utilisation par les services et les mandataires.
• PUBLICA reconnaît, grâce à des moyens de légitimation valables, les utilisateurs qui obtiennent l’accès au portail pour les employeurs comme étant autorisés par les employeurs affiliés à utiliser le portail. Les transactions réalisées par ces utilisateurs et les données transmises dans ce cadre sont considérées par PUBLICA comme autorisées par les employeurs affiliés, correctes et juridiquement contraignantes.

Enregistrement, annonce, identification de l’accès pour les services et les mandataires

Toutes les personnes que les employeurs affiliés ont annoncées à PUBLICA comme étant titulaires d’une autorisation d’accès reçoivent des données d’accès personnelles et non cessibles.

Prise de connaissance des conditions d’utilisation par les services et les mandataires

• Les collaboratrices et collaborateurs des services ainsi que les mandataires doivent respecter les conditions d’utilisation (chiffres 1 à 10 ainsi que chiffre 13).
• Les collaboratrices et collaborateurs des services ainsi que les mandataires qui utilisent le portail pour les employeurs doivent prendre connaissance des présentes conditions d’utilisation et confirmer à PUBLICA en avoir pris connaissance.
• Il en va de même pour toute modification des conditions d’utilisation à moins que l’employeur affilié ne se soit opposé à ladite modification, auquel cas toutes les autorisations d’accès des collaboratrices et collaborateurs des services et des mandataires de l’employeur concerné sont elles aussi automatiquement révoquées.

Protection des données

PUBLICA traite les données personnelles annoncées par les employeurs affiliés exclusivement en lien avec la mise en œuvre de la prévoyance professionnelle selon le contrat d’affiliation.
 

14. Portail pour les comités

Contenu du portail pour les comités

• PUBLICA confère l’accès des membres de la Commission de la caisse et de ses comités, des membres et des présidences des organes paritaires des caisses de prévoyance ainsi que des membres de l’Assemblée des délégués aux informations et prestations uniquement pour la partie du portail pour les comités pour laquelle ils ont obtenu l’autorisation d’accès.
• PUBLICA peut à tout moment étendre son offre d’informations.
• PUBLICA se réserve le droit, à tout moment et sans concerter les membres des comités, de modifier la structure, le contenu ou les fonctionnalités du portail pour les comités.

Commission de la caisse et ses comités

• Documents concernant les séances;
• documents en lien avec les décisions de l’organe suprême;
• rapports périodiques (p. ex. de l’investment controller);
• documents stratégiques et règlements concernant la Commission de la caisse;
• administration courante.

Présidences des organes paritaires

• Documents concernant les séances.

Organes paritaires

• Rapports périodiques;
• autres documents, en fonction de la caisse de prévoyance concernée.

Assemblée des délégués

• Documents concernant les séances;
• règlements concernant l’Assemblée des délégués et autres bases juridiques. 

Autorisations d’accès supplémentaires (Commission de la caisse)

• Les membres de la Commission de la caisse et de ses comités peuvent demander pour leur assistante ou assistant un accès personnel au portail pour les comités.
• Ils sont responsables vis-à-vis de PUBLICA de toute utilisation des accès par leurs assistantes et assistants et du contenu des informations qu’ils transmettent ou soumettent pour traitement.
• Les membres de la Commission de la caisse et de ses comités doivent communiquer à PUBLICA rapidement, en la forme écrite avec apposition des signatures juridiquement valables, toutes modifications relatives à l’autorisation d’accès de leurs assistantes ou assistants. La procédure à suivre figure sur le site web (publica.ch).
• Les assistantes et assistants reçoivent des données d’accès personnelles et non cessibles.
• Ils doivent
  • respecter les conditions d’utilisation (chiffres 1 à 10 ainsi que le chiffre 14);
  • confirmer à PUBLICA en avoir pris connaissance.
  • il en va de même pour toute modification des conditions d’utilisation à moins que le membre du comité qui a demandé l’autorisation d’accès ne se soit opposé à ladite modification, auquel cas les autorisations d'accès des assistantes et assistants du membre du comité concerné sont elles aussi automatiquement révoquées.
• Les membres de la Commission de la caisse et de ses comités assument la responsabilité du respect des présentes conditions d’utilisation par leurs assistantes et assistants.
• PUBLICA reconnaît les utilisatrices et utilisateurs qui obtiennent l’accès au portail pour les comités grâce à des moyens de légitimation valables comme étant autorisés par le membre du comité concerné à utiliser le portail.